Projet : Gestion d’un archive

  • Depuis 2011, archivsuisse gère pour le compte de BKW dles archives centrales de BKW Energie AG au siège de la société, puis les archives décentralisées de la centrale nucléaire de Mühleberg.
  • En collaboration avec les services responsables de FMB, les procédures et les processus des archives centrales ont été optimisés et professionnalisés.
  • Deux membres du personnel assurent le fonctionnement quotidien des archives. Ils veillent à répondre aux demandes de renseignements, à traiter les prêts et à reprendre les retours.
  • L’équipe reprend également les nouveaux dossiers, les indexe et les intègre dans le fonds.

 

Depuis plusieurs années, archivsuisse, qui s’appelait encore Berner Archiv AG à l’époque, conseille les archivistes de la BKW. En adaptant les processus d’archivage, il a été possible de professionnaliser les procédures dans les archives. Ainsi, un concept d’archives adapté aux circonstances a été mis en place. À l’expiration du mandat de conseil, la BKW a décidé d’externaliser la gestion opérationnelle des archives. Cette externalisation a été mise en œuvre à partir de l’automne 2011, avec archivsuisse comme partenaire d’externalisation.

Depuis lors, les archives centrales de la BKW sont gérées cinq jours par semaine par un responsable et deux archivistes d’archivsuisse. Sous archivsuisse, les services internes des archives ont été étendus. La mise en œuvre cohérente du concept d’archivage, les efforts considérables de recatalogage et le soutien du personnel responsable de la BKW ont contribué à la croissance constante des archives centrales. Cela s’est accompagné d’une augmentation annuelle du nombre de demandes de renseignements – une tendance qui se poursuit à ce jour. Cela montre aussi clairement qu’une entreprise bénéficie d’archives bien organisées et bien entretenues.

Des temps de réaction très courts et des réponses rapides aux préoccupations des collaborateurs de BKW ont également contribué à l’excellente réputation dont jouissent les archives au sein de BKW.

Au mandat à Berne s’est ajoutée à partir de 2012 la tâche de cataloguer les archives décentralisées de la centrale nucléaire de Mühleberg (KKM). Archivsuisse a ensuite créé une structure sommaire (classification) pour les archives décentralisées du KKM et a indexé les anciens dossiers existants.

En outre, un concept de gestion des archives a été élaboré en collaboration avec les responsables sur place. Une partie de ce concept était l’installation et l’introduction du logiciel d’archivage “Augias”.

Vous trouverez ici de plus amples informations sur nos services :  Conseil et gestion des archives externes