Projekt: Digitalisierung von Liegenschaftsdossiers

  • Die Primeo Energie ist ein Unternehmen, das Energielösungen für Privat- und Geschäftskunden, Energieversorgungsunternehmen, Städte und Gemeinden entwickelt.
  • Im Jahre 2016 übernahm die Primeo Energie gemeinsam mit der UBS Clean Energy Infrastructure Switzerland und dem Städtischen Betrieb Olten die Aktienmehrheit der Aare Versorgungs AG und leitete fortan deren operative Führung.
  • Im Zuge dieser Übernahme kam die Notwendigkeit auf, rund 14’500 Liegenschaftsdossiers der übernommenen Unternehmung mittels Digitalisierung in das Liegenschaftsmanagement (SharePoint) der Primeo Energie zu integrieren.
  • Die Primeo Energie hat im Jahre 2018 archivsuisse mit der Digitalisierung der entsprechenden Liegenschaftsdossiers und der Harmonisierung der Erschliessungsdaten beauftragt.

 

Archivsuisse übernahm die Liegenschaftsdossiers in ihre gesicherten Archivräumlichkeiten und bereitete diese für den Digitalisierungsprozess auf. Dabei wurden die Dossiers gereinigt (z.B. Entfernung von Metall-Klammern und Plastikelementen) und mit Hilfe von Barcode-Blättern für die Digitalisierung strukturiert. Zugleich wurden die von der Primeo Energie zur Verfügung gestellten Metadaten (Objektnummer, Gemeinde, Strasse und Hausnummer) harmonisiert und in der Scan-Software hinterlegt.

Während des Digitalisierungsprozesses konnten die erzeugten Digitalisate mittels der Barcode-Blätter automatisiert mit den Metadaten verbunden und strukturiert werden.

Nach der Digitalisierung wurden die rund 14’500 Digitalisate über eine gemeinsam definierte Schnittstelle direkt in das SharePoint der Primeo Energie geladen, wodurch der Zugriff auf die Daten erheblich vereinfacht werden konnte.

Damit die Primeo Energie auch während des Digitalisierungsprozesses auf benötigte Dossiers zugreifen konnte, etablierte archivsuisse einen spezifischen Bestellprozess, um den Zugang zu den Dossiers während des gesamten Projektzeitraums binnen weniger Stunden zu ermöglichen.

Hier erfahren Sie mehr zu unserer Dienstleistungen: Dokumente scannen