Informationssicherheit, Datenschutz und Qualitätspolitik bei archivsuisse

Ziel/Mission

archivsuisse ist schweizweit ein qualitativ führendes Dienstleistungsunternehmen für die physische und digitale Archivierung von Akten und Dokumenten und damit in Zusammenhang stehende (Beratungs-)Dienstleistungen. archivsuisse bietet seine Lösungen insbesondere für Firmen, Ärzte, Verwaltung und Privatpersonen an.

archivsuisse ist sich bewusst, dass seine unternehmerischen Tätigkeiten in einem datenschutzrechtlich sensiblen Bereich stattfinden. Im Rahmen seiner Qualitätspolitik geniessen die Anliegen von Informationssicherheit und Datenschutz höchste Priorität bei archivsuisse.

Unsere Ziele in der Qualitätspolitik erreichen wir

  • mit fachlich gut ausgebildeten Mitarbeitenden, die sich kontinuierlich weiterbilden, motiviert und über die Unternehmenspolitik informiert sind und auf ihre Verantwortlichkeiten hingewiesen werden und diese wahrnehmen
  • mit einer flachen Führungshierarchie, zu deren Grundsätzen Vertrauen und Mut zum Delegieren sowie eine aktive Informationspolitik gehören
  • mit einem fachlich kompetenten, kosten- und umweltbewussten Herangehen an die Problemstellungen/Anliegen und freundlichem Auftreten gegenüber Kunden und Partnerfirmen
  • indem wir die hohen Erwartungen unserer Kunden an die Qualität, Sicherheit, Gesetzeskonformität der archivsuisse-Dienstleistungen erfüllen, wobei der Informationssicherheit und dem Datenschutz höchste Priorität eingeräumt wird
  • indem wir Chancen ergreifen, zugleich Risiken abwägen und im Auge behalten, wobei stetige Erträge und eine Investitionspolitik, die unsere Konkurrenzfähigkeit gewährleistet, vor reinem Umsatzwachstum Priorität haben
  • durch innovative Weiterentwicklung unseres Dienstleistungsangebots
  • mit sicheren und für die Archivierung bestens geeigneten Archivräumen und einer effizienten Lagerlogistik
  • mit einer lieferantenunabhängigen und benutzerfreundlichen Archivsoftware
  • durch schnelle Verfügbarkeit von angeforderten Akten
  • durch Zusammenarbeit mit uns vertrauten, die erforderliche Qualität gewährleistenden Partnerfirmen, die teilweise der Dienstleistungsplattform IG swissarchîve.ch angehören, für alle peripheren Archivdienstleistungen, die wir nicht selbst erbringen können.

Informationssicherheit und Datenschutz

archivsuisse trifft insbesondere alle notwendigen Massnahmen, um die gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit in seinem Tätigkeitsfeld umzusetzen:

  • archivsuisse verpflichtet sich, die gesetzlichen, vertraglichen und die zusätzlichen internen Datenschutzbestimmungen sowie allfällige weitere spezialgesetzlichen Bestimmungen strikt einzuhalten.
  • archivsuisse ist sich bewusst, dass es als Outsourcing-Partner die Daten seiner Kunden ausschliesslich für die vertraglich vereinbarten Zwecke bearbeiten darf. Unter „Bearbeiten“ versteht archivsuisse die Aufbewahrung, Archivierung, Herausgabe an berechtigte Personen sowie die Vernichtung der Daten.
  • Die Datenbearbeitung wird in all ihren Phasen gesichert, archivsuisse trifft die dazu geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen. Die Umsetzung wird durch archivsuisse kontrolliert.
  • Die Wirksamkeit der von archivsuisse getroffenen Massnahmen, die die Informationssicherheit und den Datenschutz betreffen, werden laufend überprüft und es werden bei Bedarf entsprechende Korrekturmassnahmen ergriffen. archivsuisse verpflichtet sich das Informationssicherheits- und Datenschutz-Management-System ständig weiter zu entwickeln.
  • archivsuisse stellt sicher, dass die gesetzlichen Rechte wie Auskunftsrecht oder Berichtigungsrecht von den betroffenen natürlichen oder juristischen Personen ausgeübt werden können.
  • archivsuisse (nur Standort Zürich) verpflichtet sich zur Einhaltung der FINMA Weisungen (spezielle FINMA Rundschreiben 2008/7) und periodisch durch eine FINMA zertifizierte Revisionsstelle prüfen zu lassen.