Projekt: externe Archivbetreuung

  • Seit 2011 betreut archivsuisse im Auftrag der BKW das Zentralarchiv der BKW Energie AG in deren Hauptsitz und später auch das dezentrale Archiv des Kernkraftwerks Mühleberg.
  • In Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Stellen der BKW wurden die Abläufe und Prozesse des Zentralarchivs optimiert und professionalisiert.
  • Zwei Mitarbeiterinnen gewährleisten den täglichen Betrieb des Archivs. Sie stellen sicher, dass Anfragen beantwortet, Ausleihen bearbeitet und Retouren zurückgenommen werden.
  • Weiter werden durch das Team neue Akten übernommen, erschlossen und in die Bestände integriert.

 

Bereits seit mehreren Jahren stand archivsuisse, damals noch als Berner Archiv AG, den Archivaren der BKW beratend zur Seite. Durch Anpassungen der Archivprozesse konnten die Abläufe im Archiv professionalisiert werden. So wurde ein an die Gegebenheiten angepasstes Archiv-Konzept implementiert. Mit dem Auslaufen des Beratungsmandats wurde von Seiten der BKW entschieden, dass ein Outsourcing der operativen Führung des Archivs angestrebt werden sollte. Dieses Outsourcing wurde ab Herbst 2011 umgesetzt, mit archivsuisse als Outsourcing-Partner.

Seither wird das Zentralarchiv der BKW durch einen Leiter sowie zwei archivische Mitarbeitende von archivsuisse an fünf Tagen pro Woche betreut. Unter archivsuisse konnten die internen Dienstleistungen des Archivs ausgebaut werden. Eine konsequente Umsetzung des Archivkonzepts, ausführliche Nacherschliessungsanstrengungen sowie die Unterstützung seitens der verantwortlichen Personen der BKW trugen zum steten Wachstum des Zentralarchivs bei. Damit einher ging eine jährlich steigende Zahl an Anfragen – eine Tendenz, die bis heute anhält. Weiter zeigt dies deutlich, dass ein gut organisiertes und unterhaltenes Archiv zum Nutzen eines Unternehmens ist.

Sehr kurze Reaktionszeiten und rasche Antworten auf Anliegen von BKW-Mitarbeitenden trugen weiter zu dem ausgezeichneten Ruf bei, welchen das Archiv innerhalb der BKW geniesst.

Zusätzlich zum Mandat in Bern kam ab 2012 der Auftrag für die Erschliessung des dezentralen Archivs im Kernkraftwerk Mühleberg (KKM) dazu. Archivsuisse erstellte in der Folge für das dezentrale Archiv des KKM eine Grobstruktur (Systematik) und erschloss die vorhandenen Altakten.

Zudem wurde in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen vor Ort ein Konzept für die Archivbewirtschaftung erstellt. Teil dieses Konzepts bildete das Aufsetzen und die Einführung der Archivsoftware «Augias».

Heute stellt archivsuisse mit wöchentlichen Präsenztagen vor Ort im Kernkraftwerk Mühleberg die Bewirtschaftung der Ablage und des Archivs sicher.

Hier erfahren Sie mehr zu unserer Dienstleistung: Beraten und Archive betreuen