Projet : Solution d’archivage central pour une organisation décentralisée

  • Archivsuisse permet à l’Office de la jeunesse et de l’orientation professionnelle du canton de Zurich, qui compte 25 sites différents, de disposer d’une solution d’archivage centralisée.
  • L’annuaire géré de manière centralisée est accessible en ligne sur chacun des 25 sites.
  • L’archivage conforme à la protection des données garantit le respect des délais de conservation.

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L’Office de la jeunesse et de l’orientation professionnelle du canton de Zurich (AJB) est le point de contact pour toutes les questions relatives à la famille, à la formation et au développement de la carrière personnelle. Sur 25 sites répartis dans toutes les régions du canton, elle conseille les familles et les individus dans les centres d’information sur les carrières (biz) et les centres de protection de l’enfance et de la jeunesse (kjz). Tous les sites ne disposent pas d’un espace suffisant pour l’archivage des fichiers, car les périodes de conservation légales peuvent aller jusqu’à 100 ans dans certains cas.

Depuis 2016, Archivsuisse rassemble les dossiers des différents sites dans ses salles d’archives centrales à Uster. En plusieurs étapes, les exploitations ont été reprises site par site et enregistrées en détail, soit un total d’environ 2000 mètres linéaires. Depuis lors, le biz et le kjz n’ont pas seulement été soulagés de la tâche d’archivage en interne, qui exigeait beaucoup de ressources. Le répertoire de fichiers géré de manière centralisée, accessible pour chaque site via le portail client crypté d’archivsuisse, facilite également la collaboration. Archivsuisse livre les fichiers commandés depuis les archives centrales à chacun des 25 sites dans un délai de 24 heures. Les nouveaux arrivants et les retours sont collectés au moyen de transports collectifs à intervalles réguliers. Une fois les périodes de conservation expirées, l’AJB offre ses dossiers aux Archives d’État. Archivsuisse facilite ce processus en établissant chaque année une liste des dossiers dont le délai de conservation arrive à échéance. À l’avenir, Archivsuisse sera également chargé de remettre les dossiers aux Archives d’État.

L’AJB a mis en adjudication le contrat d’archivage dans le cadre d’une procédure ouverte. Outre l’archivage conforme à la protection des données, qu’archivsuisse assure grâce à ses processus de sécurité sophistiqués et à la certification GoodPriv@cy, il comprend également divers services d’archivage tels que la livraison de fichiers dans les délais pour les commandes.

Vous trouverez ici de plus amples informations sur nos services : Conseil und archivage phyisque