Projekt: Zentrale Archivlösung für eine dezentrale Organisation

  • Archivsuisse ermöglicht dem Amt für Jugend und Berufsberatung des Kantons Zürich mit 25 verschiedenen Standorten eine zentrale Archivlösung.
  • Das zentral geführte Verzeichnis ist an jedem der 25 Standorte online zugänglich.
  • Die datenschutzkonforme Archivierung stellt sicher, dass die Aufbewahrungsfristen korrekt eingehalten werden.

 

Das Amt für Jugend und Berufsberatung des Kantons Zürich (AJB) ist die Anlaufstelle für alle Fragen rund um Familie, Erziehung und die persönliche berufliche Entwicklung. An 25 Standorten in allen Regionen des Kantons berät es Familien und Einzelpersonen in den Berufsinformationszentren (biz) und den Kinder- und Jugendhilfezentren (kjz). Nicht an allen Standorten steht genügend Platz für die Archivierung von Akten zur Verfügung, gelten doch teilweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 100 Jahren.

Archivsuisse nimmt die Akten der einzelnen Standorte seit 2016 in seine zentralen Archivräume in Uster auf. In mehreren Etappen wurden die Bestände Standort für Standort übernommen und detailliert verzeichnet – insgesamt rund 2000 Laufmeter. Die biz und kjz sind seither nicht nur von der ressourcenintensiven Aufgabe der Archivierung im eigenen Haus entlastet. Das zentral geführte Aktenverzeichnis, das für jeden Standort über das verschlüsselte Kundenportal von archivsuisse zugänglich ist, erleichtert auch die Zusammenarbeit. Bestellte Dossiers liefert archivsuisse aus dem zentralen Archiv innerhalb von 24 Stunden an jeden der 25 Standorte. Neuzugänge und Rücknahmen werden mittels Sammeltransporten in einem regelmässigen Turnus abgeholt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bietet das AJB seine Akten dem Staatsarchiv an. Archivsuisse erleichtert diesen Prozess, indem es jährlich eine Liste jener Dossiers erstellt, deren Aufbewahrungsfrist abläuft, und künftig auch die Ablieferung der Akten ans Staatsarchiv übernimmt.

Das AJB schrieb den Archivierungsauftrag in einem offenen Verfahren aus. Er umfasst neben der datenschutzkonformen Archivierung, die archivsuisse mit seinen anspruchsvollen Sicherheitsprozessen und der GoodPriv@cy-Zertifizierung sicherstellt, auch verschiedene Archivdienstleistungen wie die fristgerechte Aktenauslieferung bei Bestellungen.

Hier erfahren Sie mehr zu unserer Dienstleistungen: Beraten und Akten archivieren